Een meeting is een meeting, net zoals een vergadertafel een tafel is waaraan je, nou ja, vergadert. Toch? Dat is niet helemaal waar, want het lijkt er sterk op dat we het plafond letterlijk doorbreken en wegtrekken uit die praktische, maar soms saaie vergaderruimtes. Wat zijn nu de zeven trends die meetings en incentives zo spannend maken, nu en in de komende jaren?

1. The loft

Schrik niet als je de marketing manager binnenkort in een zitzak met zijn of haar spread sheets ziet schuiven. Hotels spelen in op de trend om vergaderruimtes aangenamer te maken, met aandacht voor Feng Shui en andere filosofieën die uit het Verre Oosten komen aanwaaien. De lange tafel maakt plaats voor eilandjes, met hoge tafels, zacht licht, cosy zithoekjes, loungeplekjes en zakelijke deals die worden gesloten rond het haardvuur.

2. The great outdoors

Wie heeft overigens verzonnen dat vergaderingen per definitie binnenskamers moeten plaatsvinden? Een beetje ecologisch hotel denkt helemaal mee met zijn klanten – die behoefte hebben aan duurzaamheid en out-of-the box mogelijkheden – en organiseert efficiënte meetings in de open lucht. Een frisse bries, een vleugje vitamine D, en je zintuigen staan weer helemaal op scherp. The sky wordt letterlijk the limit: in de Alpen kun je met de gasten naar een berghut. In Singapore organiseer je een ochtendsessie op het dakterras, poolside. Een paar Mifi’s bij de hand (mobiele Wifi routers die de mogelijkheid bieden, ongeacht waar je ook bent, verbinding te maken met het internet) en klaar. Zo kan iedereen verder draadloos door de dag.

3. Bleisure

Tophotels en verkeersbureaus weten dat hun zakelijke gasten niet altijd zakelijke gasten zullen zijn. De meeste hebben een partner, vriend of vriendin, kinderen, vrienden. Een goed hotel of bestemming maakt in de toekomst het strikte onderscheid niet meer tussen zakenlui en mensen die een ontspannen vakantie komen vieren. Want zij weten: als je de zakengast toont wat je verder nog in je mars hebt, komt die volgende zomer misschien terug met het hele gezin. Succesvolle meeting planners weten: het gaat niet alleen om een goed georganiseerde meeting of een inhoudelijk boeiend congres, het gaat ook om de ervaring eromheen. De fun. Een meeting wordt in de toekomst dus steeds vaker gecombineerd met een sessie ochtendyoga, een stadswandeling of een wijnproeverij in de bar. Het mixen van business met pleasure, oftwel bleisure, is een niet te missen trend. Een win-win-situatie noemen wij dat.

4. Unplugged

Er is niks vervelender dan naar een brainstorm of meeting te moeten met een onafgewerkte klus. Dat blijft in je hoofd spoken. Je weet dat je collega, drie stoelen verderop, ook op promotie aast en tijdens de pauzes vlugvlug z’n mails checkt en misschien sneller dan jou een antwoord stuurt. En hoe goed social media ook kan werken voor de MICE-sector: van altijd ‘aan’ staan wordt niemand echt gelukkiger. Meer en meer bedrijven vinden het dan ook  efficiënter als iedereen zich tijdens een meeting op de inhoud concentreert in plaats van aan andere dingen te denken, en in het nu is. Heel mindfull, en goed voor je creativiteit en het doorhakken van knopen. Zo zien we steeds meer WiFi-vrije zones en ruimtes; oprechte aandacht voor jezelf en elkaar ook. Even helemaal focussen, weg met de ratrace, morgen is er weer een dag!

5. Splurge!

Natuurlijk kreeg de hele MICE-sector na 2008 een fikse klap. Er werd op kosten bespaard, budgetten werden teruggedraaid en vergaderingen werden vooral intern georganiseerd. ’s Middags volstond een broodje kaas. Nu, bijna tien jaar later, is een zekere vorm van luxe weer terug. Misschien niet meer die decadente, over-the-top luxe van voor de crisis, maar bedrijven zijn weer bereid om te betalen voor kwaliteit en inhoud. Mét een zekere vorm van diepgang en originaliteit. En het is aan de hotel-en meeting sector om daarop in te spelen, met state of the art apparatuur, een professionele begeleiding, out-of-the-box denken en uitmuntend gastheerschap.

6. Sharing is caring

Er zijn honderden boeken geschreven over de meeting industry, talloze colleges gegeven. Maar uiteindelijk leer je het meeste van best practices uit de praktijk. Waar kun je die vinden? Precies, bij je collega’s in het veld, oftwel je peer-to-peer netwerk. Zij komen vaak dezelfde uitdagingen tegen of hebben juist briljante tips, bijvoorbeeld over die ene, unieke venue of bestemming. Waarom zou je die kennis niet met elkaar delen? Dat doen we bij Meetingselect ook regelmatig: we blijven immers altijd op zoek naar bijzondere meeting venues om ons aanbod nog meer te vergroten en nieuwe netwerken aan te boren. Ga met elkaar in gesprek, maak connecties. Dat kan op allerlei manieren: via een Linkedin groep, tijdens een netwerkevenement, via blogs, vlogs, apps en nieuwsbrieven. Scheelt een hoop tijd en je krijgt er nog energie van ook. Van de persoon die naast je zit tijdens een congres kan je misschien wel meer leren dan van degene die op het podium staat!

7. Technologie als basisbehoefte

Hoeveel behoefte we ook hebben aan een digitale detox zo nu en dan: een locatie die zijn technische voorzieningen niet op orde heeft zal geen tweede keer geboekt worden. Punt. In de top 5 van grootste irritaties tijdens een meeting of congres staan dan ook een slechte internetverbinding en het moeten betalen voor WiFi op resp. nummer 3 en 4. En wat dacht je van een beamer die het op het moment suprême niet blijkt te doen, of software die niet compattible is met jouw usb-stick? Heb je dat op de rails, en kun je als meeting venue ook nog eens zorgen voor technische snufjes als smart boards, social media walls, live streams, audience responsive systemen en 3d presentatie mogelijkheden? Tel uit je winst.

10 tips om gezonder te vergaderen

De eerste drie maanden van 2017 zijn voorbij en vaak zijn tegen deze tijd goede voornemens verdwenen als sneeuw voor de zon. Gezonder leven bijvoorbeeld, ook op de werkvloer. Hou vol! Want de ‘healthy meetings’ trend zet zich ook dit jaar weer voort. Hoe je dat aanpakt? Dit zijn onze 10 tips om ook in 2017 gezond te blijven vergaderen.

1. Brainfood, brandstof voor je brein

De naam zegt het al, brainfood verbetert je concentratievermogen, alertheid én geheugen. Altijd handig tijdens een lange vergadering of meerdaags congres waarbij je wel wat extra energie kunt gebruiken. Welke voedingsmiddelen zijn de beste brandstoffen voor je brein? Denk daarbij aan groene bladgroenten zoals spinazie, rauwe chocolade, noten en zaden. Vis als haring, makreel en forel zit boordevol goede vetten en Omega-3, wat helpt tegen de afbraak van hersencellen en de aanmaak van nieuwe cellen enserotonine stimuleert. En dat laatste is dan weer goed voor je humeur!

2. Water, de ideale dorstlesser

Niets mis met een heerlijke cappuccino op z’n tijd, maar zeker in Nederland tikken we gedurende de werkdag talloze kopjes koffie weg. En alhoewel uit onderzoek is gebleken dat koffie – en dan bijvoorkeur biologische – een positief effect heeft op je functioneren, is een overschot aan cafeïne natuurlijk nooit goed. Zorg daarom voor voldoende waterop de vergadertafel, dat is namelijk de ideale dorstlesser. Veel hotels en congrescentraserveren allerlei chique flessen met mineraalwater, maar simpelweg een kan met kraanwater is wel zo milieuvriendelijk én lekker – zeker in Nederland.

3. Biologisch én duurzaam lunchen

Heb je een lunchvergadering? In plaats van een uitgebreid buffet – waar vaak de helft van blijft staan – kun je ook kiezen voor een plated lunch met verschillende kleinere, lichte gerechten, tapasstyle. Het fenomeen shared dining – waarbij je samen hapjes deelt – duikt ook anno 2017 weer op. Wees zuinig met alchohol, verse vruchtensappen zijn eenprima alternatief. Kies voor biologisch en gebruik borden en bestek van duurzaam materiaal, zoals de prachtige disposables van Natural Table Ware.

4. Minder vlees, meer groente

Steeds meer mensen kiezen ervoor om zo nu en dan een dagje vlees over te slaan of een veggie lifestyle aan te houden. En waarom ook niet? De tijd dat je als (part time) vegetariër tijdens een zakelijkdiner die eeuwige gevulde paprika of gegrilde geitenkaas voorgeschoteld kreeg ligt echt al ver achter ons. Sterker nog, in veel toprestaurants speelt groentejuist de hoofdrol. Je kunt er alle kanten mee op en er zijn zoveel variaties enbereidingen mogelijk dat je het stukje vlees of vis op je bord echt niet hoeft te missen. Groene groenten als broccoli en spinazie houden bovendien je ijzergehalte op peil en zitten bommetjevol vitaminen.

5. Gezond snacken is niet saai

Je kent het wel, je zit al urenlang in eenmeeting en plotseling word je overvallen door een enorme gaapaanval. Je kunt je ogen bijna niet meer openhouden. Alarm: je bloedsuikerspiegel is naar een minimaal peil gezakt, je lichaam schreeuwt om suiker. In plaats van een blikjecola open te trekken een greep te doen uit de Celebrations doos met chocolade, kun je beter kiezen voor een healthy food reep (er zijn tientallen varianten opde markt), een handje nootjes, stukje pure chocolade of een banaan. In bananen zit tryptofaan, een stofje dat je humeur opfleurt. Combineer een bakje met cherrytomaatjes, komkommer en paprika met een smeuïge dip zoals hummous.

6. Verrassend fruit

Op wat voor vergaderlocatie je ook bent, een fruitmand met appels en bananen zal nooit ver weg zijn. Best lekker, maar ook een beetje boring. Een lekker alternatief is bijvoorbeeld de granaatappel. Deze zit vol met antioxidanten, die ervoor zorgen dat je stress levels dalen – dat kan van pas komen tijdens sommige meetings. Verder zijn er allerlei exotische fruitsoorten verkrijgbaar die niet alleen heerlijk smaken, maar er ook nog eens fantastisch uitzien, zoals de drakenvrucht of ramboetan (een soortharige lychee).

7. Move it!

Tijdens vergaderingen zit je veel stil, wat belastend kan zijn voor je lichaam. Regelmatig een korte beweegpauze inlassen dus, om even die spieren loste gooien. Daarna kun je je gelijk weer beter concentreren. Een lange dagvergadering of brainstorm? Ga lekker wandelen met z’n allen of doe gezamenlijk een korte yogasessie of meditatieoefening. Dat is niet alleen goed voor de creativiteit, maar ook bevorderlijk voor de groepssfeer. Bovendien zorgt het voor een frisse blik.

8. Staand vergaderen: effectiever engezonder

Grote kans dat je al eens aan een staande vergadering hebt deelgenomen en dat is zeer terecht wanneer je beseft dat een vergadering zonder stoelen effectiever en ook nog gezonder is. Uit onderzoek isgebleken dat een staande vergadering maar liefst 34% sneller gaat. Dat komt omdat ons brein er grote moeite mee heeft om productief te blijven wanneer het lichaam passief is. Wanneer je zit dan ben je sneller geneigd om in te dutten of even snel je mail te checken. Bovendien is staand vergaderen gezonder, want wanneer je staat dan gebruik je je bovenbeen spieren!

9. Geen marathon, maar een Walkathon

Een marathon van 42 kilometer is niet voor iedereen haalbaar, maar een georganiseerde Walkathon is een geschikt alternatief. Lopen is namelijk goed voor hart en longen en je geheugen wordt er beter van. Verder is het ook nog eens heel goed voor je humeur.

10. Conscious = healthy

Onderbreek de vergadering voor een sociale of duurzame teambuilding-activiteit. Er zijn tegenwoordig meer sociale en duurzame initiatieven dichter bij jou in de buurt dan je denkt. Op de websitevan MVO Nederland (www.mvonederland.nl) staan leuke voorbeelden, zoals bv. de Colour Kitchen.