Verzekeraar Achmea heeft een intermediair in de arm genomen voor meetings en hotelovernachtingen. Bij Achmea – waar ze ontzorgen hoog in het vaandel hebben staan – hebben ze hierdoor geen omkijken meer naar de organisatie van meetings en besparen bovendien op de kosten.
Bert Kelly heeft net overleg gehad met zijn collega’s, via de laptop. “We werken tegenwoordig steeds meer met Lync. We willen dit ook installeren in onze vergaderruimtes en dat zijn er honderden bij Achmea,” zegt Kelly, een van de verantwoordelijken voor de facilitaire ketens bij het verzekeringsbedrijf. Binnen het team is Kelly verantwoordelijk voor de technische diensten. Daar vallen onder meer andere audiovisuele middelen, maar ook vergaderingen en overnachtingen onder. “Sinds we Lync hebben wordt er veel minder gebruikgemaakt van videoconference en ook het aantal fysieke vergaderingen loopt terug.”
Piekdagen
Toch kan niet alles via de laptop, onderkent Kelly. Af en toe moet je elkaar in levende lijve ontmoeten. “Zeker ook als je de mensen niet kent met wie je vergadert. Dan helpt het om iemand eerst in persoon te ontmoeten, dat praat vervolgens makkelijker als het via het scherm gaat. Het scherm is wel te verkiezen boven een telefoontje, want je ziet er een gezicht bij, met gezichtsuitdrukkingen.”
Ondanks de moderne technieken wordt er nog volop fysiek vergaderd binnen Achmea, in een van de vergaderruimtes binnen het bedrijf, of extern. Kelly: “We proberen de vraag, die binnenkomt via het intranet, natuurlijk zoveel mogelijk intern te faciliteren. Die ruimtes zijn er en het is zonde als ze leegstaan. Op piekdagen, zoals de dinsdag en donderdag, kun je er echter niet omheen om buiten de deur af te spreken.”
Portal
Gedreven door de noodzaak om de kosten te reduceren binnen het bedrijf, werd medio 2013 besloten om eens goed naar het vergaderbeleid te kijken. “Het leek verstandig om dat onder te brengen bij één partij,” zegt Kelly. “Dan dient de vraag zich aan of je dat intern of extern wilt doen en of je daar extra functies voor wilt creëren of mensen voor gaat inhuren. Je mist sowieso de kennis, dus kun je beter inhuren was de conclusie.”
Achmea onderzocht de externe mogelijkheden en kwam uit bij Meetingselect. Er werd gebruik gemaakt van de online meeting booking tool dat is gekoppeld aan het intranet. Elke medewerker die daartoe is geautoriseerd, kan via het portal vergaderruimtes en hotelovernachtingen boeken. “We hebben een beleid waarin is vastgelegd in welke gevallen er buiten de deur mag worden vergaderd en wanneer er een hotel mag worden geboekt. Alles gebeurt via Meetingselect; zij kennen ons beleid, weten wat onze eisen zijn en sturen daar ook op.”
Grootverbruikers
Een van de voordelen van het samenbrengen van alle meetings en overnachtingen is volgens Kelly dat ze één factuur krijgen, in plaats van honderden. “Dat geeft overzicht, we kunnen heel snel zien waar de grootverbruikers zitten. Daar kunnen divisies dan op sturen. We besparen ook op de verwerkingskosten, die voor één factuur al snel 17,50 euro bedragen. Een grote gezamenlijke factuur kost aanmerkelijk minder om te verwerken. Bovendien zijn in de contracten ook afspraken gemaakt over annuleringskosten. Waar die in het verleden flink konden oplopen, zijn we dit jaar tot dusver geloof ik 25 euro kwijt aan annuleringen.”